表格之道(专业版), 处理文本word、数据excel、多媒体ppt 表格之道即数据之道 1. 获取数据 2. 规范数据 3. 计算 4. 分析 5. 转化 6. 输出 简单是极致的复杂----达芬奇 微信公众号：谷哥小城，QQ:214712727, 邮箱 mynameisgxc@126.com 第二章 excel2013 功能：可以做在线问卷，结果自动汇总成表格 快捷键 第三章 数据录入 3-4 手动录入数据技巧 1、 tab键到最右然后enter回到第二行表头 2、数据有效性/数据验证 公式--根据所选内容创建 数据-数据验证---设置-序列-来源（F3黏贴名称） 3.遇到重复内容使用ctrl+D 复制上方内容，ctrl+R 复制左边内容 4.小键盘提高录入速度的准确率 第四章 规范数据格式 格式的内涵 数字文本特征 右对齐 左对齐格式变化各种变化相对固定长度超过11位变成科学计数法相对稳定四则运算可以计算无法计算 文本改为数字： 1、点感叹号，把文字改为数字 2、用1 粘贴性复制 乘 3、分列--完成（缺点：文本内容会消失） 数据分后台（存储加工计算分析：数据库）和前台（展示传递：表单） 通用格式：电子表格是简化了的数据库 错误合并单元格 破解：定位空值 第一个空值=上一项, Ctrl+Enter 清除格式快捷键 Alt E,A,F 数据有效性 Alt D L 单元格内容应该原子化、最小化，合并容易拆分难 正确的表格： 1. 完整的字段标题 2. 首字段做序号 3. 数字和日期正确 4. 使用有效性避免错误 5. 符合透视表的使用习惯 6. 没有空行、空列、合并等不规范项 4.10 套用表格格式 Ctrl+L * 更易于阅读（无论屏幕还是打印） * 更易于添加数据 * 帮助完善字段标题 * 优秀的初级数据分析平台（排序、筛选、查重） 缺点：结构化数据，即公式直接应用到整列，取消方法：“转换为区域” 第五章 字段调整 函数：根据现有数据，新增一列数段。计算，为分析做准备 姓：left 年龄：(today()-出生日期)/365 名称命名：最好用中文，不用数字，用英文不要太短 F3 大批量运用公式：选中要运用的单元格，在编辑栏激活公式，Ctrl+Enter 统计： 1. +，-，*，/，power 2. sum,count,average,max,min 3. sumif,countif,averageif 4. sumifs,countifs, 时间日期： 1. today 2. year 3. month 4. day 5. weekday 6. weeknum 7. date 文本： 1. 拆：left,right,mid,分列 2. 合: concatenate,& 3. 转: text, trim 4. 量:len 5. 找:find 数字通过“分列”功能自动转化成日期格式 随机： 1. rand 0-1的随机数 2. randbetween 记得把公式转化为数值 复制-选择性粘贴数值 3. norm.inv 符合正态分布随机 （正太分布的概率rand()，算数平均值80，标准差1） 4. round 取整 (目标，保留小数位数) 5. abs 绝对值-负数变正 逻辑判断: 比较运算符含义=(等号)等于（大于号）大于（小于号）小于=（大于等于号）大于等于=（小于等于号）小于等于（不等号）不等于 IF嵌套 在公示栏里写公式时alt+enter强制换行 查找引用 两张表格，有共通字段，A表缺少某字段而B表有可以使用 vlookup / hlookup (查找值，查找区域【共通列在第一列】，列，是否精确匹配) 绝对引用：F4 或者 给区域命名，F3 iferror MATCH:返回查找值的排序 （查找值，查找范围（一行或者一列），是否精确匹配） INDEX：通过行列值（表格坐标值）返回查询值 （查找范围（数行和数列），行数，列数） INDIRECT 通过“文本”返回查找值 第六章 数据透视表 上下级关系适合全行布局 交叉关系适合行列布局，长信息放行，短信息放列，行列均为文本信息 数据透视表编辑： 1. 自定义排序：纯手动排序，或者自定义排序：文件-选项-高级-编辑自定义列表：选定序列导入--升序 2. 使用切片器 3. 日程表（2013新增功能）分析--插入日程表 数据透视表计算： 1. 计算项：不同项目之间进行计算，纵列新增项目；字段、项目和集——计算字段项 2. 计算字段：不同字段之间进行计算，横行新增字段：字段、项目和集——计算字段项 3. 在表外直接进行计算：分析——选项——去掉getpivotdata前面的勾 第七章 格式修正 自定义格式： 1. 0是数字占位符（用于工作证号,电话号码：000"-"0000"-"0000 2. 数字占位符0+“公斤” 用数字格式显示单位，（车牌号 "京A"00000） 3. 阿拉伯数字改中文大写数字--特殊（"以人民币" 中文大写自定义函数 “元整”） 4. @是文本占位符 5. 正数；负数；0；文本之间用分号隔开 ;;; 隐藏所有输入内容 恶作剧：[颜色]电脑爆炸;[颜色]电脑爆炸;[颜色]电脑爆炸;[颜色]电脑爆炸 表格内容修正 既实用： 1. 数值与日期对齐：用数值格式删除下划线；日期对齐：yyyy/mm/dd 2. 标题要反色显示 Ctrl+L 3. 冻结首行 4. 调整行高和列宽：双击 5. 隐藏多余的行列 6. 在A1单元格保存 又美观： 1. 合并单元格：保证最小项目没有合并单元格；使用单元格格式中的“跨列居中”让它看起来和“合并单元格”一致；内容过多可以使用备注Alt+I+M 2. 配色：黑字配正数第二行底色，白字配倒数第二行底色 3. 标题 字体：微软雅黑、微软雅黑light、幼圆 多张表格的比较阅读 1. 多工作簿比较：视图——全部重排——垂直并排（并排查看） 2. 多工作表比较：全部重排——勾选“当前活动工作簿”——新建窗口（源文件变成：1，新工作表变成：2） 3. 多行数据比较：拆分窗口 第八章 图表输出 数据视觉化：直观、具象化、加深印象、减轻大脑符合、一图抵千言；主观引导性；装逼 忠告：见人给人图，见鬼给鬼图；给笨蛋看图，给专家看数；给自己看数，给外人看图 细分： 1. 原始数据表——美化过的数据表 2. 条件格式图 3. 迷你图 4. 基本图（条形、柱形、饼、散点、折线） 5. 变种图（南丁格尔、瀑布、甘特、雷达、气泡） 6. 控件图、信息图表、BI工具动态图表powerview,powermap 打印调整 1. 页边距 2. 纸张方向 3. 缩放比例：页面布局——缩放比例 4. 打印区域 格式样式调整 1. Ctrl+L 2. 页眉、页脚和标题：右下角页面布局 3. 按需固定字段标题：对于超过一页的表格每页都需要表格标题的情况：页面布局——打印标题——选中顶端标题行 4. 表格居中：页面布局——页面设置——页边距：水平垂直居中 平面设计注意 1. 慎用颜色 2. 万物对齐 3. 少用边框 图表： 1. 柱形图：最常见、百搭、垃圾，适用于少量的二维数据，以时间为横轴 2. 条形图：纵向的柱形图，适用于大量单维信息，不能显示时间维度 3. 饼图：强调百分比，相对比重而不是绝对数，数量较多时用复合饼图，近年流行环状饼图 4. 折线图：反应时间轴变化，变种是面积图具有更强的视觉观感，一般堆积使用 5. 散点图：二维表神器，两个数据之间差别很大 * 主标题：无衬线字体，黑体、方正兰亭黑、微软雅黑，加粗 * 副标题：展示细节、单位。 主副标题左对齐坐标轴 * 图例：融合到图标当中 * 数据来源：尽可能小 * 先做图标样式再调整细节 合理才存在：降噪 * 为了体现差异,应该删除重复部分：如果要体现共性可以保留重复部分。 * 纵坐标宜少不宜多（只需提供估算参考，标识精确值使用数据标签） * 横坐标宜短不宜长，简明清晰，加上外部刻度（注意时间点和时间段区分） * 按需使用，能省则省 强调个别数据的技巧：过犹不及 1、数据标签（给个别点使用） 2、辅助线：强调和标识（辅助线颜色与已有颜色形成强烈对比） 3、画中画 图表颜色搭配 RGB系统 000：黑色 255,255,255白色 配色： 1、山寨：ppt轮廓——取色器or ColorPix 严谨、商业化渐变：经济学人：蓝（0,161,207）、藏蓝、灰 明快，强对比度、互补色 2、自主研发 adobe配色：kuler.adobe.com 探索，截图后用color picks https://color.adobe.com/zh/create/color-wheel/ 8-13 制作复合图表 散点图：通过两个参数（纵横坐标）反应个体水平：选取数据不带名称 气泡图：通过三个参数（纵横坐标和气泡大小）反应个体水平 复合图表：当两个参数数量级相差很大时使用 8-14 图表入文字中注意：图片很小，起辅助验证作用，颜色变化不要太醒目 图表入word或ppt 以图片方式粘贴(使图表稳定) 增加淡底色并选择无边框 用keynote做演示表达，不用ppt，因为观众主要是青蛙型，愿意看动态图表